سیستم تدارکات و خرید داخلی

این سیستم جهت کنترل جریان خرید داخلی یا خارجی کالا، محاسبه قیمت تمام شده کالای خریداری شده، از طریق برقراری ارتباط با سیستم انبار و حسابداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

سیستم تدارکات و خرید داخلی در مجموعه‌های بزرگ، که فرآیند خرید کالا، چه به صورت داخلی و چه به صورت خارجی در آن‌ها به صورت گسترده است کاربرد دارد.

• این سیستم جهت مدیریت خریدهای کالا و خدمات برون سازمانی طراحی گردیده، که کنترل یکپارچه بر روی روند خرید از ابتدا تا انتها را شامل می‌شود.

• سیستم خرید و تدارکات، به صورت یکپارچه با سیستم‌های انبار، کنترل بودجه و تامین اعتبار و دارایی ثابت‌، فعالیت‌های مربوط به ثبت و پردازش اطلاعات فرایندهای تامین و خرید کالا و خدمات سازمان را انجام داده و با پشتیبانی از فرآیندهای کلیدی کسب و کار، بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد.

• این سیستم با فراهم کردن امکان تجمیع درخواست‌های خرید کالا و خدمات و همچنین امکان تخصیص بهینه فعالیت‌ها و سفارش‌های خرید به کارشناسان خرید، به مدیریت موثر هزینه‌ها کمک کرده و موجب صرفه‌جویی در منابع سازمان می‌شود.

امکانات

• تعریف پرسنل و کارپرداز تدارکات.

• امتیازبندی و تشکیل پرونده، به همراه شماره پرونده برای فروشندگان.

• تعریف کالاهای قابل درخواست از اینترنت برای نسخه اینترنتی.

• پیگیری یا رهگیری جریان حرکت سند و مبنا شدن از همدیگر.

• صدور سند حسابداری برای فاکتورهای خرید و تعریف منعطف و قابل تنظیم نحوه صدور سند حسابداری.

• صدور اسناد روی حساب کالای بین راهی و محاسبه مغایرت کالای بین راهی و تحویلی به انبار.

• استفاده از انواع اسناد تدارکات، درخواست خرید عادی، درخواست خرید اینترنتی، سفارش خرید، پیش فاکتور، دستور خرید، برگ ارسال انبار، فاکتور خرید، برگ ارسال مستقیم، برگشت از خرید و … .

• منوط یا مبنا کردن انواع اسناد به همدیگر و تعریف جریان کار داخلی و کنترل مجوزها و … .

• ثبت اتوماتیک درخواست خرید بر اساس شارژ انبار.

  • دریافت نیازهای واحدهای مختلف در قالب پیش درخواست خرید به صورت مکانیزه.

  • صدور درخواست انجام خدمات از واحدهای مختلف.

  • کنترل مبالغ خرید با توجه به اعتبارات تخصیص داده شده در بودجه.

  • معرفی مراحل پیگیری، برای درخواست‌ها، استعلام‌ها، قراردادها و سفارش‌های خرید توسط کاربران.

  • خرید کالاهای بدون کاردکس انبار که در انبار رسید نمی‌شوند.

  • قیمت‌گذاری رسیدهای خرید انبار از روی فاکتور خرید.

  • کنترل و مانیتورینگ کلیه فعالیت‌های حوزه تأمین ( مانند حوزه‌های انبارداری، کارپردازی، قراردادها، حسابداری، مدیریت و … ).

  • ایجاد بانک جامع اطلاعاتی، از تامین کنندگان، تولید کنندگان، نمایندگی‌ها، فروشندگان، واسطه‌ها و … .

  • تعریف روال، برای ارجاع خودکار درخواست‌های خرید به گروه‌های خرید و یا کارپردازان ذیربط.

  • مانیتورینگ عملکرد تأمین کنندگان در مقاطع مختلف.

  • تعریف روش تسهیم هزینه‌های یک خرید، به اقلام خریداری شده بر اساس مبانی و ضرایب مورد نظر حسابداری در قیمت تمام شده.

مزایا

• • صدور اسناد حسابداری و اتصال به حسابداری سه بعدی یکپارچه سازمان، نگهداری حساب کالای در راه.

  • نظام تنخواه‌داری، برای پرسنل تدارکات، در راستای ثبت جریان‌های نقدینگی تنخواه‌ها.

  • یکپارچه بودن سیستم‌های حسابداری و انبار سامانه جامع مدیریتی سازمان.

  • ارسال کالا به تولید، یا اموال به صورت مستقیم و بدون واسطه انبار.

  • صرفه‌جویی در منابع سازمان از طریق مدیریت هزینه‌ها.

  • دسترسی سریع به اطلاعات، به‌منظور تصمیم‌گیری‌های مدیریتی.

  • افزاش بهر‌ه‌وری سازمان با تاثیر در مدیریت بهتر منابع.

•  گزارشات 

• ارائه گزارشات متنوع از آنالیز هزینه‌های تخصیص داده شده در مراحل مختلف یک خرید تا حد حمل کالا.

• ارائه گزارش آنالیز محاسبه قیمت تمام شده خرید داخلی.

• طراحی گزارشات اختصاصی مورد نیاز مدیران جهت اتخاذ تصمیمات مناسب و به موقع.