سیستم اتوماسیون اداری

• حذف مکاتبات کاغذی در سازمان.

• انجام کارهای سازمان در هر زمان و مکان.

• ثبت و نگهداری اسناد در حجم کمتر و ایمنی بالا.

• ردیابی و پیگیری مراحل کار با تولید گزارشات متنوع مدیریتی.

• استفاده از عملیات خودکارسازی فرآیند‌های اداری.

امکانات و مزایا

• امکان بازگرداندن نامه جهت اصلاح و امکان ارسال یادداشت و ارسال فایل ضمیمه در نرم افزار دبیرخانه.

• امکان ارسال پیرو، عطف و ارجاعات قبلی نامه، همراه ارجاع در این نرم‌افزار.

• امکان attach کردن برگه و سند به نامه.

• کارتابل کاربر در سیستم دبیرخانه با قابلیت نمایش‌ نامه‌های ارسالی به هر شخص در کارتابل او.

• امکان تعریف فرمت word برای چاپ نامه توسط خود کاربر.

• امکان گزارش‌گیری نامه به صورت کلی.

• امکان گزارش‌گیری نامه به تفکیک پست واحد اندیکاتور.

• امکان تعریف تقویم برای سازمان، بابت قرارهای هر شخص و یادآوری قرارها.

• امکان گزارش‌گیری به تفکیک هر پست و واحد دبیرخانه.

• امکان ارسال پیام بین واحد و اشخاص سازمان.

• امکان تعریف کارتابل در قالب کاربران و ساختار سازمانی.

• امکان تعریف میزان دسترسی به کارتابل‌ها.

• امکان تعریف کارتابل جانشین و تفویض اختیار.

• امکان قفل کردن و باز کردن کارتابل توسط کاربر.

• ارجاع از کارتابل به کارتابل‌های دیگر ( ارجاع گروهی )  با امکان معرفی نوع و تاریخ پیگیری.

• نمایش کلیه ارجاعات به کارتابل، بصورت اتوماتیک با تفکیک ارجاعات جدید و در دست اقدام.

• ثبت هامش‌های عمومی برای مشاهده کلیه طرف‌های ارجاع در کارتابل و یا هامش اختصاصی برای کارتابل بطور جداگانه.

• نمایش هامش‌های نوشته شده برای ارجاع.

• بایگانی ارجاع در پرونده مربوطه.

• ارجاع از کارتابل دیگری با امکان بایگانی یک کپی در پرونده مورد نظر.

• فیلتر اطلاعات ثبت شده در کارتابل.

• نمایش کلیه فرم‌های سایر سیستم‌ها، مانند حسابداری مالی، انبار و … افزون بر نامه‌های وارده و صادره و مکاتبات داخلی.

• امکان ارجاع گروهی.

• امکان نوشتن هامش با انتخاب از لیست کلمات ثابت و استفاده از قلم نوری.

• اعلام تعداد روزهای باقیمانده، جهت پیگیری و ارسال پاسخ.

• امکان ثبت یادداشت برای پیگیری‌های مختلف، جهت اطلاع کاربر و ارجاع دهنده.

• پیگیری ارجاع دهنده جهت مشاهده اقدامات انجام شده، توسط ارجاع شونده با امکان مجدد.

• اعلام صوتی ورودی‌ها به کارتابل به استفاده کننده توسط سیستم.

• امکان تعریف اطلاعات پایه در قالب جداول متعدد مانند:

• انواع نامه

• نوع طبقه‌بندی

• اولویت نامه

• موضوع نامه‌ها

• نحوه ارسال نامه

• شکل نامه ( اصل، رونوشت، کپی و … )

• تعریف انواع کلمات و جملات جهت استفاده در سیستم و سرعت عمل تایپ.

• طبقه‌بندی پرونده بایگانی با امکان تعریف میزان دسترسی کاربران به آن‌ها.

• معرفی شکل فیزیکی پرونده‌های بایگانی ( زونکن و پوشه ).

• تعریف مشخصات دریافت کنندگان و فرستندگان نامه‌های خارج از سازمان.

• تعریف انواع وضعیت ارجاع ( جهت اطلاع، اقدام، پیگیری و … ).

• تعریف انواع دبیرخانه با امکان معرفی نوع شماره‌دهی بصورت متمرکز برای نامه‌های وارده و صادره یا مستقل.

• معرفی نحوه دسترسی کاربران به دبیرخانه.

• تعریف انواع پرونده‌های بایگانی بر اساس موضوع و شماره کلاسه.

• ثبت مشخصات نامه‌های وارده و صادره شامل شماره، تاریخ، موضوع و شرح و … .

• امکان نگهداری تاریخ نامه‌ها بصورت شمسی و میلادی و تبدیل هریک از آن‌ها به یکدیگر.

• نگهداری زمان ( ساعت و تاریخ ) و ثبت کننده و اقدام کننده نامه‌های وارده و صادره.

• اختصاص شماره اندیکاتور بصورت دستی یا اتوماتیک.

• معرفی انواع پیوست‌ها و ضمائم نامه‌های وارده و صادره.

• امکان ثبت رونوشت‌های نامه‌های صادره و وارده.

• ثبت پیرو و عطف نامه‌ها و ارتباط هر یک از آن‌ها به یکدیگر.

• اسکن تصاویر نامه‌ها و کلیه ضمائم آن و نگهداری در سیستم ( تعداد صفحات اسکن نامحدود است).

• ارجاع نامه‌ها به گیرنده یا گیرندگان مختلف در قالب سیستم کارتابل.

• امکان مشاهده کلیه ارجاعات نامه در هر لحظه و اقدامات انجام شده بر روی آن.

• تایپ نامه‌های صادره با استفاده از نرم‌افزار word از داخل سیستم و نگهداری آن در بانک اطلاعاتی سیستم.

• نمایش اطلاعات نامه بصورت لیستی و فرمی.

• انجام جستجو بر روی اطلاعات نامه‌های وارده و صادره با امکان پرس و جوهای مختلف در کلیه فیلدهای اطلاعاتی نامه.

• امکان تعریف کلید واژه برای نامه‌های وارده و صادره.

• نمایش درختی موضوع و کلید واژه‌ها با امکان فیلتر آن‌ها.

• امکان ارسال نامه‌های صادره از طریق فاکس.

• امکان تعریف مکاتبات داخلی بین واحدها.

• ثبت مشخصات ثبت‌کننده مکاتبات داخلی.

• امکان الحاق فایل‌های PDF ،RTF ،TXT ، DOC و گرافیکی به مکاتبات داخلی.

• ارجاع مکاتبات داخلی به افراد واحدهای مختلف از طریق سیستم کارتابل.