سیستم سفارشات خارجی

درخواست خرید کالا یا نیاز به شارژ انبار و یا ثبت سفارش خرید، دو مسیر جداگانه را در سازمان می‌تواند طی‌ کند.

خرید از داخل یا تدارکات داخلی، خرید از خارج یا تدارکات خارجی.

 فرآیند خرید کالا  از خارج از کشور، هزینه‌های حمل، هزینه‌های گمرک و … موضوع کار سیستم سفارشات یا تدارکات خارجی است.

در این سیستم، جریان مالی خرید، جریان تعدادی گردش کالا، کنترل و ثبت شده و در قالب اسناد اتوماتیک حسابداری و اسناد ثبت ورود کالا با سیستم انبار تعامل برقرار می‌کند.

امکانات

• ثبت اسناد درخواست خرید: ترکیب چند درخواست خرید یا بخشی از یک درخواست خرید و یا بخشی از یک قلم درخواست خرید در یک یا چند سفارش خرید.

• ثبت پروفرما: ثبت پروفرم‌های اولیه و نهایی کالای متعدد از فروشندگان متفاوت، جهت یک درخواست خرید.

• ثبت اسناد سفارش: درج اطلاعات ثبت سفارش و تعریف پارامترهای افزاینده و کاهنده و ثبت پارامترها، به تفکیک اقلام کالای سفارشی و ثبت اطلاعات اعتبارات اسنادی ( LC ).

• صدور فاکتور خرید: صدور Invoice ( صورتحساب تجاری ) بر اساس سفارش.

• ثبت اسناد بارنامه خارجی: ثبت بارنامه خارجی بر اساس فاکتور ارسالی.

• ثبت اسناد ترخیص از گمرک: ثبت اطلاعات ترخیص کالا از گمرک بر اساس Invoice

• ثبت اسناد بارنامه داخلی: ثبت اطلاعات بار ارسالی از گمرک به انبار و ثبت هزینه‌ها.

• مشخصات کامل فروشندگان با امکان تعریف انواع فروشندگان.

• امکان گروه بندی فروشندگان.

• اطلاعات کامل کالا و گروه بندی کالاها.

• دریافت درخواست‌های خرید از واحدهای مختلف.

• ثبت هزینه‌های سفارشات در انواع مختلف.

• ثبت اطلاعات هزینه‌ای سفارشات و روش تخصیص هزینه‌ها به اقلام سفارشی.

• قابلیت ثبت سفارش از طریق انتخاب از چندین درخواست خرید.

• امکان ثبت بدون مبنای سفارش خرید.

• امکان تبدیل درخواست به سفارش یکجا یا تکه تکه.

• امکان مشاهده تاریخ‌ها بصورت شمسی و میلادی.

• گشایش اعتبار برای سفارشات.

• ترخیص و مسایل گمرکی.

• تعریف و قابلیت انتساب ترخیص‌کار.

• ثبت حمل کالای رسیده به دفعات.

• ارائه آخرین وضعیت سفارشات.

• قابلیت اتصال به سیستم حسابداری ارزی یکپارچه سازمان و ثبت اسناد ارزی.

• بایگانی اطلاعات سفارشات گذشته و قابلیت ثبت و نگهداری و گزارش دهی عملکرد.

• قابلیت تعریف انواع هزینه‌های سفارشات.

• صدور اتوماتیک سند مراودات مالی به سیستم حسابداری.

• محاسبه قیمت تمام شده کالای خرید شده با تسهیم هزینه‌ها و انتقال قیمت تمام شده به انبار.

• امکان ثبت پروفرما ( Proforma Invoice ) ( پیش‌ فاکتور صورتحساب تجاری ).

• معرفی هزینه‌های مختلف، مانند هزینه‌های گمرک، بیمه، ترخیص کالا و غیره.

• مشخص کردن نحوه تسهیم هزینه‌ها روی محصولات، بطور مثال بر مبنای وزن، قیمت، تعداد و غیره.

• محاسبه بهای تمام شده محصولات وارداتی.

• کنترل مستمر موجودی کالا به منظور ثبت سفارش برای خرید کالا در نقطه سفارش.

• ایجاد هماهنگی با سایر واحدها به منظور تعیین میزان سفارش و تنظیم برگ درخواست خرید.

• مدیریت تسویه سفارشات اعتبارات اسنادی ( LC ) ، پرداخت نقدی ( T T ) ، پرداخت اعتباری ( OA ) و ترکیبی.

• ثبت بارنامه.

• معرفی ترخیص‌کاران.

• امکان معرفی ایستگاه‌ها و مسیرهای داخلی و بین‌المللی حرکت کالاها.

• امکان تعیین واحد حمل‌های مرتبط.

• امکان صدور فاکتور ارزی بر اساس ارز دلخواه.

مزایا

• تعریف شرایط و فیلدهای دلخواه روی اسناد تدارکات، نسبت به کسب و کار خاص.

• ثبت مراودات ارزی و محاسبات سود و زیان تسعیر ارز.

• محاسبات قیمت تمام شده خرید و ارجاع آن به انبار.

• جریان یکپارچه تدارکات داخلی، انبار و حسابداری.

• مدیریت ثبت سفارشات از لحظه ثبت تا تحویل آن در انبار.

• مدیریت هزینه‌یابی سفارشات خارجی.

• محاسبه بهای تمام شده واقعی محصولات.

• کمک به تصمیم‌گیری در مورد نحوه تسویه و پرداخت‌ها.

گزارشات

• گزارش هزینه‌های گمرکی، ترخیص، بیمه.

• گزارش قیمت تمام شده کالاهای پروفرما.

• گزارش خرید و فروش سفارشات خارجی.

• گزارش مانده سفارشات در راه.

• گزارش سفارشات بسته شده.

• گزارش صورتحساب اعتبارات اسنادی.